Home / Factory / Footprint debiteurenbeheer: efficiënt en resultaatgericht
Home / Factory / Footprint debiteurenbeheer: efficiënt en resultaatgericht

Footprint debiteurenbeheer

Nooit meer zorgen over je openstaande facturen.

Jos van den Bersselaar werkt sinds 2002 in de financiële administratie. Na verschillende uitvoerende rollen kwam hij in een internationale managementpositie terecht. Met een voorliefde voor financieel-administratieve processen en een drang om continu te ontwikkelen en te verbeteren, heeft Jos samen met Karlijn Verhagen in 2017 Footprint Professional Services opgericht. En ze groeien hard, want sinds 1 september 2020 is Footprint een intensieve samenwerking aangegaan met REEF Projectmanagement. We geven het woord aan Jos.

In de vorige blog schreef ik over een van de specialisaties van Footprint; de salarisadministratie. De boodschap was dat het uitbesteden/outsourcen van de financiële administratie een slimme strategie is voor veel organisaties. In deze blog wil ik verder in gaan op een specialisatie die mij persoonlijk heel nauw aan het hart gaat, namelijk het debiteurenbeheer. Dit geeft ook richting aan waarom we bij Footprint deze dienst extra aanbieden. Bij Footprint zetten wij altijd een stapje extra om het debiteurenbeheer van onze klanten zo efficiënt mogelijk in te richten.

Uitbesteden van je debiteurenbeheer

Als ondernemer wil je geen tijd verspillen aan het achterna rennen van je eigen geld. Daarom is het verstandig om te kiezen voor het efficiënt uitbesteden van je debiteurenbeheer.

Je ontkomt er niet aan als bedrijf: facturen die te laat of zelfs helemaal niet worden betaald. Je maakt je zorgen, want dit kan impact hebben op je cashflow. Je hebt niet de juiste expertise in huis om openstaande posten af te handelen. En waarschijnlijk ook geen tijd/geld om hier steeds zelf achteraan te gaan. En misschien heb je moeite met druk uitoefenen op jouw klanten.

Geen zorgen, wij nemen het graag van je over. Met een helder stappenplan gaan we aan de slag en zorgen we ervoor dat alle openstaande posten efficiënt worden weggewerkt. Zo behoud jij je klanten en komt het geld zo snel mogelijk in jouw portemonnee terecht. Waar het hoort.

 

Hoe werkt debiteurenbeheer?

Debiteurenbeheer het onderdeel binnen de financiële administratie waar je overlap hebt met de salesafdeling. Op de debiteurenafdeling maken wij continu de afweging tussen het reduceren van de risico’s voor onze klanten en de commerciële kant van het verhaal. Want je loopt als ondernemer risico als je klanten niet betalen, maar je wil ze ook weer behouden als klant. Dit spanningsveld tussen die risico en geeft voor mij persoonlijk een speelveld wat ik altijd super vind.

Om ervoor te zorgen dat wij goed voor onze klanten kunnen zorgen, maken wij altijd heldere afspraken. Debiteurenbeheer valt of staat namelijk bij het consequent opvolgen van deze gemaakte afspraken. Daarom is het belangrijk om een helder proces te beschrijven met de verschillende belanghebbenden. Er zijn altijd drie belangen waarmee we rekening houden:

  • Risico op wanbetaling minimaliseren
  • Klantgerichte aanpak
  • Efficiënte werkwijze

Als organisatie loop je risico als een klant niet betaalt. Erg jammer, maar helaas is het wel zo. En je wil dat de manier waarop deze risico’s geminimaliseerd worden, wel past bij jouw bedrijf. Je wil je klant niet te streng benaderen, want dat kan de klantrelatie beschadigen. Aan de andere kant, als je niet doortastend genoeg in de race staat, heb je risico dat je zwak overkomt.

Een efficiënte werkwijze is ook van groot belang bij debiteurenbeheer. Hierbij draait het om bewustzijn over de kosten, maar ook weer om de afweging tussen risico en klantgerichtheid. Het is belangrijk om die afweging aan het begin van het proces te maken. Een heldere keuze leidt namelijk tot 30-50% minder werk en voorkomt discussies achteraf.

 

Footprint debiteurenbeheer: efficiënt en resultaatgericht

Bij Footprint geloven we niet in standaardoplossingen, geen one-size-fits-all. Daarom hebben wij een efficiënte aanpak die wij aanpassen op jouw behoeften en op het type klant. Zo zorgen we ervoor dat je geld in jouw portemonnee belandt, waar het hoort.

  1. Categorie klant bepalen

We starten altijd met een segmentatie van jouw klantenbestand. We bepalen de categorie waarin de niet-betalende klant(en) vallen. Deze delen we eerst in op klanten die veel aandacht nodig hebben, en klanten waar we vooral niet te veel tijd en aandacht aan moeten besteden, vanuit een efficiency oogpunt natuurlijk. Zo kunnen we met een snelle analyse en enkele interviews binnen jouw organisatie snel een efficiënte aanpak formuleren waarbij iedereen input geeft en dit kan terugzien.

We analyseren ook het risico waarbinnen een klant valt:

  • Hoog risico

Dit zijn klanten waarbij het gevoel al niet 100% goed was, of klanten die echt een slechte (betalings-)reputatie hebben bekend staan. Het risico is te groot om deze klanten te laten liggen.

  • Normaal

Dit is de groep klanten waarbij je de basis aangeeft van hoe je het proces benadert.

  • Laag risico

Deze klanten staan positief bekend en je hebt er een goede band mee opgebouwd.

Er zijn ook bijzondere gevallen. Denk aan klanten die kritisch zijn voor je bedrijfsvoering, waarvan een groot deel van je omzet afhankelijk is, bijvoorbeeld gelieerde bedrijven (intercompany). Binnen zo’n groep bedrijven mag je ervan uitgaan dat er onderling gewoon betaald wordt, maar een snelle controle kan nooit kwaad. Bij onze klantsegmentatie hanteren wij de 80/20 regel gehanteerd. 80% van jouw klanten zou tot de categorie ‘normaal’ moeten behoren.

En alvast een tip van ons, als je risico’s wilt beperken in de toekomst, kun je klanten vooraf of per incasso laten betalen. Dit heeft een beperkt risico, maar je moet het wel in de gaten blijven houden. Zeker als het gaat om consumenten.

  1. Aanmaningsstrategie opzetten

Oké, de klantsegmentatie is gemaakt. Met deze indeling bepalen we nu welke acties in welk tempo er nodig zijn om de aanmaningsstrategie efficiënt in te richten. Denk aan herinneringsbrieven, belacties, commerciële maatregelen en juridische maatregelen. Wanneer er geen hoge nood is om kort op de bal te zitten bij klanten, kunnen we de strategie ruim opzetten. Als het gaat om hoge risico’s, korten we het traject flink in zodat we doelgericht en snel resultaat behalen.

  1. Wij gaan aan de slag

Op basis van de klantsegmentatie en de gekozen aanmaningsstrategie, gaan wij aan de slag. Heldere communicatie naar jou en jouw klant staat centraal. Daarnaast blijven we de gemaakte afspraken continu in de gaten houden, zodat efficiëntie voorop blijft staan.

 

Onze voetafdruk binnen het debiteurenbeheer

Het belangrijkste element in debiteurenbeheer is de inzet van de juiste mensen. Wij kiezen daarom altijd voor een commercieel ingestelde financial of een gestructureerde sales medewerker, maar het liefste zetten we beiden in. Zo kunnen we succes garanderen. De financiële risico’s zijn namelijk groot en het commerciële belang ook: het gaat om jouw klanten en je wil dat ze bij je terugkomen.

Bij Footprint zoeken wij daarom altijd de samenwerking op met de salesafdeling. We gaan voor een goede afstemming waarin de meest gevoelige klanten een speciale behandeling krijgen. En dit werkt! Door focus aan te brengen in de aanpak en zoveel mogelijk tijd besteden aan jouw belangrijkste klanten, maakt dat de samenwerking snel effectief is. Vanuit deze samenwerking is ook de communicatie zoveel makkelijker. Uiteindelijk is efficiënt debiteurenbeheer een kwestie van heldere communicatie naar jou en je klanten.

Als de klantenindeling eenmaal staat en de vaste procedures zijn bepaald, gaan we aan de slag met structurele opvolging. Debiteurenbeheer is in al mijn teams een kritisch proces geweest. Alle tijd die we hierin stoppen, stoppen we in efficiënte processen en klanten. Procedures opstarten die vanwege tijd en prioriteit niet kunnen worden opgevolgd, is gewoon tijdverspilling. Wij volgen liever jouw top-3 klanten die we kunnen afwikkelen, dan dat we eenmalig 200 klanten aanschrijven.

Een mooie benadering hiervoor is een omgekeerde L in de ouderdomslijst van de openstaande posten. De klanten met het grootste openstaand saldo en de klanten met het oudste saldo worden als eerste opgepakt. En naarmate het proces vordert, wordt de top steeds kleiner en minder oud.

Debiteurenbeheer leert je waar er hiaten in je processen zitten. Een klant betaalt (meestal) niet veel te laat wanneer deze tevreden is. Zo kunnen er problemen liggen bij onder andere:

  • Onjuistheden in de facturatie;
  • Het niet vooraf controleren van de kredietwaardigheid van de klant;
  • Service disputen;
  • Betalingsopties;
  • Onvoldoende opvolging.

Hierin maakt Footprint echt een verschil door deze issues op te pakken en op te lossen. Dit zorgt direct voor minder nieuwe late betalingen en bijbehorende issues. Voor alle problemen zijn technische oplossingen die vaak helemaal niet kostbaar zijn voor een organisatie, maar wel een groot verschil maken. En dit soort issues voorkomen brengt ook een groter mate van professionaliteit met zich mee.

 

Is een implementatie van een nieuw systeem altijd de oplossing?

Wij hebben recent een aantal klanten geholpen met het in kaart brengen van hun debiteurenproces en het selecteren van het pakket wat daar het beste bij past. Er zijn namelijk verschillende pakketten die allemaal als doel hebben om jou als ondernemer in staat stellen debiteuren consequent op te volgen. Jouw behoeftes en eisen voor het optimale proces en de gewenste aanmaanroutes bepalen hoe complex de aanpak zal zijn.

Wij houden de markt altijd nauw in de gaten en we zijn continu met nieuwe softwarepartners in gesprek om ook de ontwikkelingen op technisch gebied te volgen. Daarmee komen onze professionals altijd beslagen ten ijs om niet alleen debiteurenbeheer uit te voeren, maar ook om samen met de klant naar die grote stap voorwaarts te kijken. Die stap voorwaarts begint altijd bij efficiëntie in het proces en de focus op debiteurenbeheerder. Een goed systeem zorgt dat alle stappen zoveel mogelijk geautomatiseerd worden, waardoor de debiteurenbeheerder maximaal tijd over houdt voor de gevoelige klanten en de bijbehorende stappen. Hiermee groeit de relatie met het sales team en creëer je een vliegwiel waarmee grote stappen gemaakt worden.

Om het juiste pakket voor jouw bedrijf te kunnen selecteren, zijn het aantal gebruikers van het pakket en het aantal verzonden facturen of aantal administraties van belang. Als dat helder is, kunnen we het passende pakket kiezen en efficiënt aan de slag gaan.

 

Dus, als jij geen tijd meer wil verspillen aan het achterna rennen van je eigen geld, kies dan voor het efficiënt uitbesteden van je debiteurenbeheer bij Footprint.

 

Bel ons of stuur een bericht, we helpen je graag verder.

? 088-11 11 222 of ? info@footprint-services.nl

Check ook onze website www.footprint-services.nl/debiteurenbeheer/

Contact

phone

088-1111222

location_on

Beemdstraat 26
5652 AB Eindhoven

    Ik ga akkoord met de algemene voorwaarden.

    × Stuur ons een appje!